В журнале «Кондитерское производство» №4, 2006 опубликована статья Татьяны Богатовой «Чтобы было не только вкусно, но и рентабельно».

Материал посвящен проекту компании ТБ.Софт по автоматизации оперативного учета производства на Рузской кондитерской фабрике (холдинг РФК), выпускающей шоколадные конфеты «Комильфо» и суфле «Рузанна»

«Чтобы было не только вкусно, но и рентабельно

Загадка: в начале густо, в конце – сладко, а посредине – ИТ. Что это?
Разгадка: автоматизация производства на кондитерской фабрике

Когда речь заходит о системе управления предприятием, следует хорошо понимать, что должна быть построена именно система взаимоувязанных и взаимообусловленных компонентов, включающих организационные меры, кадровые, финансовые и технологические ресурсы и подкрепленная информационными технологиями (ИТ). Понятие системы распространяется также и на ИТ. Современная информационная система (ИС) должна отвечать определенным принципам. Среди них, в частности, ввод информации в местах ее возникновения, определение функций и доступа каждого пользователя, обеспечение целостности данных и безопасности хранимой информации. Эти и другие меры дают возможность обеспечить оперативную обработку данных, необходимых для принятия решений, а, следовательно, грамотное управление предприятием. На Рузской кондитерской фабрике (фабрика принадлежит компании РКФ и находится в подмосковном городе Руза) это хорошо понимали, когда в начале 2003 года приступили к новому этапу автоматизации.

Это было актуально для дальнейшего развития

К этому времени на предприятии уже были знакомы с рядом отечественных программ («БЭСТ», «Галактика», «1С-Рарус: Производство»), однако, задачи развития производства требовали четкой организации оперативного учета и широких аналитических возможностей ИС. Действительно, в тот период запускались две новые производственные линии по производству конфет серии «Комильфо», фабрика готовилась к строительству нового цеха на четыре линии и монтажу первой из них. По рекомендации одного из специалистов обратили внимание на ИС «ТБ.Корпорация» (разработчик – компания «ТБ.Софт»). «Система нам понравилась тем, что она построена на процессном подходе и потому легко перенастраивается при изменении бизнес-процессов, – вспоминал потом заместитель генерального директора по ИТ Валерий Платов. – Кроме того, она позволяет вести учет в сложной (в частности, холдинговой) территориально распределенной структуре. Это как раз то, что нам было нужно для реализации наших задумок, и в первую очередь для постановки оперативного учета».

Одна из сложностей проекта заключалась в распределенности объектов автоматизации: производственные мощности (собственно фабрика и часть складских помещений) располагаются в пос. Тучково под Рузой, основной склад продукции – в подмосковном Одинцове, а центральный офис и Торговый дом «Рузанна» – в Москве. «Именно поэтому, – отметил Валерий Платов, – нам и требовалась ИС корпоративного уровня, которая позволяла бы вести учет наличной продукции на складах, продажи, производственный учет и отражала бы взаимодействия между предприятиями в реальном времени, иными словами, особый акцент должен быть сделан именно на оперативный учет».

Начать решили с автоматизации складов сырья и готовой продукции. Это участки, контроль за которыми имеет ключевое значение.

Пока шло внедрение на складах, разрабатывалось ТЗ на автоматизацию производственного учета. Летом прошлого года, когда работа на складах подходила к концу, началась настройка оперативного учета в цехах фабрики. Режим работы фабрики – сменный, круглосуточный. Требовался учет фактических расходов по каждой смене на каждый вид полуфабрикатов и продукции в целях определения фактической себестоимость на конкретное изделие. На данный момент эта задача решена.

Следующим этапом было внедрение ИС в финансовой и сбытовой службах. Их работа тесно связана: от сбыта зависят количество и ритмичность финансовых поступлений, которые, в свою очередь, идут на оплату сырья и развитие производства. На этом участке системы основными функциями, реализованными в процессе внедрения, были заявки на оплату, формирование платежного графика, фактические платежи, договорные обязательства, сроки оплаты, отсрочки.

Был налажен и обмен информацией удаленными подразделениями. «ТБ.Корпорация» позволяет использовать разные способы обмена данными, в данном проекте были задействованы два. Так, склад в Одинцово по выделенной линии начал работать непосредственно с базой данных московского офиса, а фабрика в Тучково взаимодействует с ней с помощью механизма репликаций. Пакет данных (транспортный файл объемом в среднем 60–100 килобайт) передается каждые 20 минут; при этом ИС на фабрике может работать и в автономном режиме. Это важно ввиду «особенностей национальной глубинки»: отключения электричества в области нередки, и возможность самостоятельной работы для системы важна.

Сегодня все вышеупомянутые участки учета работают в едином комплексе, обеспечивая накопление, обработку и анализ информации. Но главное, как считает Валерий Платов, происходит все же в цехах – там не только рождается сам предмет деятельности предприятия – кондитерская продукция, но также возникает и вносится в систему сопровождающая ее информация.

Как же это происходит?

Для начала обрисуем вкратце те исходные параметры и процессы, с которыми на данном производстве приходится иметь дело ежедневно и которые при автоматизации требовалось не только «положить на систему», но и должным образом оптимизировать – ведь результат внедрения ИС должен ощущаться не только руководством (которое получит необходимые отчеты быстрее и лучшего качества), но и «на местах», где конкретные сотрудники увидят и почувствуют, что она реально помогает в работе.

В настоящее время на фабрике функционирует четыре участка по четыре смены. Таким образом, ежесуточно необходимо сформировать 16 сменных заданий, просчитать план выпуска продукции для каждой из них, проверить наличие соответствующего сырья и полуфабрикатов на складе (а при необходимости – заказать недостающее). При этом следует учесть, что в производстве сейчас задействовано 1150 наименований сырья, 330 наименований полуфабрикатов, 270 видов продукции. Затем сменные задания передаются технологам, которые должны проверить и скорректировать их в зависимости от конкретных параметров имеющегося сырья. Здесь применяется более 1500 рецептур (спецификаций), предусматривающих использование сырья с разными характеристиками (качество, вкусовые свойства, физические параметры, производитель и пр.) и регламентирующих взаимозаменяемость исходных продуктов. После корректировки технологами сменные задания передаются в цеха (мастерам смен). Здесь необходимо упомянуть также, что за смену на фабрике обычно только на одном участке изготавливается 20–25 видов продуктов (их числе и готовые изделия, и полуфабрикаты: начинка, шоколадные корпуса конфет, сиропы, и пр.), а в среднем продукция от начала изготовления до упаковки проходит 7–9 переделов. Производство сопровождается формированием от 60 до 120 документов за смену, а после завершения процесса необходимо отследить получившиеся объемы готовой продукции, причины простоев или других нештатных ситуаций (если они были). Конечным документом управленческого учета является материально-производственный отчет, который позволяет определить затраты и себестоимость продукции.

«Когда мы начали внедрять автоматизированный производственный учет, то по всем звеньям этой цепочки ощущалось некоторое сопротивление, – отметил Валерий Платов. – Действительно, людям надо было изменить свои привычки: ведь ИС не только дает новые возможности, но и требует исполнительской дисциплины (выполнение операций в определенной последовательности, в нужный срок и т.д.), актуализации данных (например, справочников, рецептур и пр.), наконец, просто умения работать с системой. В ряде случаев менялись и некоторые бизнес-процедуры. Кроме того, какие-то потребности в тех или иных функциях выяснялись уже в процессе внедрения – это „интерактивная“ работа. Надо еще учитывать и то, что с течением времени (в частности, и того, пока идет внедрение) может меняться структура бизнеса, поэтому система должна быть легко настраиваемой, прозрачной для настройки».

Осенью прошлого года внедрение было завершено, и сегодня все цеха на фабрике работают в единой информационной системе, все данные фиксируются в компьютерах прямо в цехах – там, где возникает эта информация. Поэтому сегодня не составляет проблемы ситуация, когда по маркетинговым показаниям необходимо быстро изменить первоначальный план, например вместо одного вида конфет запустить другой, более востребованный. Для этого нужно просчитать не только готовность оборудования, но и наличие на складе всех ингредиентов (требуемого качества) и возможность в нужное время обеспечить процесс необходимым полуфабрикатом в нужном количестве. Кроме того, если по каким-то причинам произвести заранее запланированную продукцию невозможно (например, из-за отключения электричества вовремя не была сварена необходимая начинка), мастер цеха может изменить сменное задание, и с помощью системы можно быстро подобрать подходящую замену – ведь час простоя оборудования здесь обходится недешево. Чем быстрее система позволит отреагировать на изменение ситуации, тем меньше будут издержки.

С помощью ИС существенно облегчился и ускорился расчет себестоимости: если раньше из-за учетных сложностей затраты суммировались ежемесячно и существовал механизм их распределения на себестоимость отдельных видов продукции, то сейчас можно реально определять себестоимость партии продукции по дням и даже посменно; причем система может рассчитать себестоимость как «по рецептуре», так и фактическую (реально получившуюся с учетом корректив технолога, возможных простоев, «усушки», брака, возвратных отходов и т.п.). Кроме того, можно рассчитывать этот показатель для разных рецептур одной и той же продукции (например, с использованием альтернативных видов сырья или с участием возвратных отходов).

"Для нас вопрос расчета себестоимости продукции важен еще и потому, – подчеркнул Валерий Платов, – что многие наши конфеты предусматривают множественность типов фасования (один и тот же сорт может фасоваться в упаковки разных видов и размеров). Например, серия конфет с алкогольной начинкой (со вкусами различных ликеров) может продаваться вразвес, в виде ассорти (в коробке и в упаковке типа «домик»), а также в пластиковом пакете (по сортам). Серия «Только для двоих» (конфеты с четырьмя разными начинками) может быть упакована в пакетики и небольшие коробочки по 9 штук. Каждая из таких упаковок представляет собой отдельную товарную позицию в номенклатурном справочнике. Облегчая продвижение, такая система существенно осложняет учет и анализ продаж, так как помимо количества конкретных упаковок для планирования производства необходимо знать общий объем проданной продукции данного сорта, себестоимость каждого сорта и себестоимость каждой товарной формы (это необходимо для расчетов их прибыльности и прочих экономических показателей).

Сегодняшний день системы на фабрике

Рузская кондитерская фабрика уже больше года ритмично работает в новой ИС, накапливая данные для аналитических исследований. «В настоящее время здесь функционирует почти 50 рабочих мест, – рассказал директор по продажам компании „ТБ.Софт“ Сергей Алексеев. — ИТ-специалисты фабрики уже вполне освоили работу с системой, многие настройки и доработки делают самостоятельно».

«Сегодня на выходе мы регулярно имеем управленческий баланс, отчет о движении денежных средств и разнообразную аналитику, — отмечает Валерий Платов, — часть которой по заказу наших финансистов и сбытовиков мы разработали сами. Были и доработки, осуществленные специалистами „ТБ.Софт“ по нашему заказу».

Что в перспективе?

У процесса внедрения ИС есть точка отсчета, но нет конечного пункта – это просто жизнь в другом измерении, в информационном пространстве. Оно требует выполнения определенных правил, но дает неизмеримо больше возможностей по сравнению с прежней, «неавтоматизированной жизнью».

И на Рузской кондитерской фабрике уже строят дальнейшие планы того, что можно сделать с помощью ИС. Например, с ростом производства решено было построить новый склад сырья, и сегодня он уже готов. Однако большие объемы проходящей через него продукции (в день поступает по 5–6 машин) и специфика ее использования (к примеру, сырье уже поступило на склад, но еще не прошло проверку в лаборатории; кроме того, большая часть сырья имеет ограниченные сроки хранения) привели руководство к мысли о том, что в складском модуле системы должны быть возможности, обеспечивающие адресное хранение: тогда будет гарантировано и оптимальное размещение, и наиболее разумное использование сырья.

«По мере накопления информации мы планируем дополнить систему и возможностями анализа причин нарушения производства и отклонения результатов (например, при замене сырья на альтернативное), а также функцией планирования рисков, – рассказал Валерий Платов. – Важно еще уметь просчитать рентабельность работы производственной линии: зная, сколько она выпустила продукции, а также, сколько стоила сама линия и ее эксплуатация в реальных условиях (износ, ремонты, обслуживание и пр.), мы сможем определить эффективность ее работы».

Сегодня сотрудники ИТ-отдела обсуждают и вполне технологические задачи – учет количества жидких и вязких ингредиентов. Например, при доставке патоки на стенках автоцистерны, как правило, остается до 5% этого продукта, поэтому в учете необходимо отразить эту разницу (по сравнению с накладной); подобная же задача стоит при учете потерь в продуктопроводах и танках для жидких и вязких компонентов (патока, сгущенное молоко, шоколадная масса, сиропы и пр.).

Рузская кондитерская фабрика динамично развивается: построена первая очередь нового цеха и запущена первая высокопроизводительная линия. Планируется дальнейшее увеличение производственных мощностей. В подобных ситуациях обычной практикой является либо замена, либо серьезная перенастройка ИС, которая, как правило, не обходится без дорогостоящих работ с участием разработчика. «Но нам это не грозит, – считает Валерий Платов, – мы вполне в силах все перенастройки системы сделать сами. Одним из самых важных достоинств „ТБ.Корпорации“ является то, что она позволяет легко отразить все изменения, которые происходят в бизнес-процессах. Для иллюстрации своей мысли приведу такое образное сравнение. Некоторые ИС можно сравнить с детским кубиком – из разных кубиков можно построить дом; другое ПО подобно кубику Рубика – это модульные системы другого уровня. А „ТБ.Корпорацию“ в этом ряду я бы уподобил пластилину – из нее можно легко слепить все, что хочется».

Татьяна Богатова